Webex – priebeh meetingu

V nasledujúcej časti bude uvedené použitie meeting prostredia. Po spustení meetingu je prihlásený do meetingu používateľ, ktorý meeting vytvoril/naplánoval. Je označený ako Host.

Pokračovať bude pripojením sa do Audio konferencie. Na výber má niekoľko možností:

• Call Me – WebEx zavolá používateľovi na jeho klapku (len interní používatelia TUKE)
• I Will Call In – používateľ zavolá cez telefón sám na uvedené čísla
• Call Using Computer – do audio konferencie sa používateľ pripojí zo svojho PC

Pred použitím audio konferencie cez počítač Vás aplikácia vyzve na otestovanie reproduktorov a mikrofónu.

Základné informácie o meetingu sa nachádzajú v záložke Meeting Info. Je tu napr. Meeting Number, ktorý je potrebný pri volaní do meetingu z telefónu, čísla pre dovolateľnosť (vnútorné a vonkajšie číslo).

V praxi stačí, ak poznáme Meeting Number pre prihlásenie sa bez pozvánky. Meeting Number nám poskytne napr. Host meetingu (používateľ, ktorý vytvoril meeting).

Na stránke http://ciscowebex.tuke.sk si vyberieme vpravo voľbu Join by Number.

Používateľ Jozko Mrkvicka sa prihlásil do meetingu a má zapnutú kameru, takže je viditeľné aj jeho video.

Po prihlásení, v zozname účastníkov - Participants - vidíme používateľov v meetingu.

Ikonka v tvare modrozeleného krúžku označuje používateľa s oprávnením prezentovať. Host používateľ môže toto právo delegovať na ľubovoľného ďalšieho účastníka.

Ikonka vyobrazujúca slúchadlá s červeným x, označuje používateľov, ktorí využívajú pripojenie do audio konferencie cez PC, no momentálne sú v stave Mute - označené aj ikonkou zobrazujúcou preškrtnutý mikrofón.

Počas meetingu je možné využívať Chat – pri písaní správy je možné zvoliť, či správu uvidí len Host meetingu, alebo všetci používatelia (privately/Everyone). Na nasledujúcom obrázku je príklad správ v chate a  zároveň ukážka delegovania presenter oprávnení.

Po zmene oprávnení je ikonou označený iný používateľ.

Používateľ s oprávnením prezentovať (Presenter) má možnosť zdieľať desktop svojho PC, vybranú aplikáciu, whiteboard (tabuľu na kreslenie), okno prehliadača, alebo okno meetingu.

Pokiaľ Host potrebuje prizvať do meetingu ďalších používateľov, môže to urobiť aj počas aktívneho meetingu kliknutím na Invite and Remind. Na zadané e-mailové adresy sa zašle pozvánka do meetingu. Takisto je možné skopírovať URL adresu meetingu a zaslať ju napr. cez Instant Messaging.

Pozvanému používateľovi je zaslaný e-mail s pozvánkou, na vstup do meetingu stačí kliknúť na Join the meeting.

Po kliknutí je používateľ prihlásený do meetingu a je zobrazený v zozname účastníkov.

Ikonka zobrazujúca telefónne slúchadlo označuje používateľa, ktorý sa do audio konferencie (meetingu) prihlásil cez telefón.

Počas zdieľania aplikácie sa okno Webex minimalizuje do hornej časti obrazovky.

Po kliknutí na zelenú časť s textom You are sharing Cisco Systems..., sa nad zelenou časťou zobrazí menu tlačidiel, kde prvá položka umožňuje ukončiť zdieľanie.

Pokiaľ si prezentujúci otvorí ďalšie okno nad zdieľanou aplikáciou, napr. Explorer s Local Disk C:, tak účastníci túto nezdieľanú aplikáciu neuvidia, pokiaľ to nie je žiadúce.

Zdieľanie aplikácie – pohľad na plochu prezentujúceho:

Zdieľanie aplikácie – pohľad na zdieľaný obsah u ostatných účastníkov:

Toto ale neplatí pokiaľ prezentujúci zdieľa obsah celej svojej plochy – You are sharing your desktop.

Zdieľanie pracovnej plochy – pohľad na plochu prezentujúceho:

Zdieľanie pracovnej plochy – pohľad na zdieľaný obsah u ostatných účastníkov:

Účastníci majú možnosť interaktívne zasahovať do zdieľaného obsahu, ak si požiadajú od hosta povolenie na

• Annotate – kreslenie poznámok nad zdieľaným obsahom – nemodifikuje sa zdieľaný obsah
• Control – aktívne zasahovanie do obsahu, pripadne ovládanie vzdialenej aplikácie alebo plochy prezentujúceho

Počas zdieľania účastník klikne pravým tlačidlom myši na zdieľaný obsah a zvolí si požadovaný spôsob interakcie.

Prezentujúci (Host) dostane žiadosť onbsp;vzdialené riadenie (Control), ktorú schválil kliknutím na tlačidlo Approve.

Prezentujúci (Host) je informovaný o tom, že jeho aplikácia/plocha je riadená, ovládaná vzdialene účastníkom, ktorého žiadosť bola schválená.

Obsah meetingu je možné aj nahrávať a neskôr sa k nahrávke vrátiť. Odporúčame nahrávku po jej vytvorení odzálohovať, lebo systém nahrávky po 30-tich dňoch automaticky vymaže.

Na spustenie nahrávania meetingu sa využíva Recorder.

Kliknutím na červené tlačidlo sa spustí nahrávanie.

Nahrávanie je možné spustiť aj kliknutím na tlačidlo Record v záložke Quick Start.

O tom, že je meeting nahrávaný sú upovedomení účastníci v spodnej časti meeting okna.

Prezentujúci je o aktívnom nahrávaní upovedomený v hornej časti obrazovky (červený krúžok napravo).

Pomocou Recordera je možné nahrávanie prerušiť, alebo ukončiť.

Host môže ukončiť meeting kliknutím na Leave Meeting v záložke Quick Start. Host má na výber čo bude nasledovať:

• Leave Meeting - meeting pokračuje ďalej bez neho
• End Meeting - meeting je ukončený

Pri ukončení alebo opustení meetingu sa systém opýta, či majú byť uložené súbory z meetingu, prípadne, či má byť účastníkom zaslaná informácia o dostupnosti nahrávky.

Pokiaľ bola po ukončení meetingu povolená voľba Share meeting recording with invitees, účastníci dostanú e-mail s informáciou o dostupnosti nahrávky.

Host meetingu sa k nahrávkam svojich meetingov môže dostať cez používateľské web rozhranie cez záložku Recordings. Tam si môže zároveň spravovať svoje nahrávky.